In tutte le Banche la struttura organizzativa, sia a livello centrale che in periferia, è spesso articolata e complessa, e ciò indipendentemente dalla dimensione in quanto, anche nelle piccole Organizzazioni, compiti e ruoli si concentrano, semmai, in capo ad un ristretto numero di risorse umane.

Una ulteriore criticità è insita nella necessità di gestire efficientemente lo svolgimento delle attività in un sistema decentrato che, ricordiamolo, è fortemente impattato da normativa e disposizioni emesse a ritmo continuo dai vari Organi che regolano le Istituzioni finanziarie.

Le Organizzazioni bancarie, spesso impedite da vincoli tecnologici, hanno utilizzato strumenti organizzativi il cui funzionamento era basato sul supporto cartaceo o, nella migliore delle ipotesi, strumenti informatici di tipo testuale che non consentivano di compiere un vero salto qualitativo.

Soluzione:

Ciò che serve è, dunque, un ripensamento delle modalità di comunicazione e gestione dei processi e delle procedure all’interno dell’Organizzazione bancaria, un intervento di knowledge management finalizzato all’ottimizzazione dei flussi informativi.

E’ questa la ratio di Information Season (IS®).

Con IS® gli operatori, a tutti i livelli e con diversa visibilità ed autorizzazione, dispongono di una “base di conoscenza”, la cui fruibilità è immediata e la cui disponibilità è posta direttamente al “punto di contatto”, una fonte informativa dalla quale reperire con facilità le informazioni utili, in ottica di processo, allo svolgimento delle attività correnti: ossia le circolari, la modulistica, gli studi sull’andamento dei mercati finanziari, le analisi, “pubblicate” in tempo reale, dei titoli e quant’altro risulta necessario.

Funzionalità:

Il cuore informativo di IS® è la knowledge base, una sorta di archivio virtuale della conoscenza, il vero patrimonio di ogni organizzazione, a cui gli addetti possono accedere compatibilmente con i permessi di visibilità e operatività sul patrimonio informativo usualmente concessi.

Essa consente di diffondere in tempo reale qualsivoglia informazione organizzativa, ivi incluse quelle ad alta volatilità, quali i fogli di trasparenza, e le informazioni finanziarie operative, quali i corsi dei titoli e l’andamento delle borse, analisi contenenti grafici e proiezioni da accedere direttamente, catalogate razionalmente, con totale superamento della logica destrutturata della posta elettronica: la modalità di gestione delle informazioni è centralizzata e semplificata.

Gestione:

Ogni corpus documentale presente in IS® è caratterizzato da alcuni attributi (oggetto, data, numero di protocollo, etc.) che ne consentono una efficace tracciabilità, sia come elemento di un processo, sia per una individuazione in fase di ricerca. A ciascun corpus documentale possono essere associati uno o più documenti logicamente connessi (per esempio una norma ed il relativo estratto di legge) e sono definibili i “destinatari”, gli utenti o i gruppi di utenti, cui è consentita la visualizzazione dei documenti allegati.

IS® permette di gestire il “ciclo di vita” della pubblicazione: dalla fase di redazione allo stato di “pubblicata”, fino alla gestione di stati ausiliari quali la “cancellazione”, consentendo altresì un aggiornamento semplice ed immediato oltrechè sotto il controllo di supervisori.

L’Utente dispone di potenti strumenti di ricerca, tra cui un motore che gestisce chiavi di ricerca esplicite ed implicite, ossia definibili a piacere dall’ editore.

Si superano, così, i vincoli propri della comunicazione cartacea e testuale, della dilatazione temporale del processo di comunicazione e della criticità della ricerca di informazioni, conseguendo così la piena efficacia nella gestione dei processi organizzativi.